今日は、デイサービスでの分析の必要性と抽出したポイントの分析結果について話していきたいと思います。
現役の管理者さんに有益な情報なのでぜひ、参考にして下さい。
分析の必要性
私は全てのことにおいて、分析する癖があります。
例えば、株式投資をする際に、この企業の未来は？とか、どの事業でどれだけの売上を立てて、どれくらいの利益が出ているか？
貯金1億円貯めるためには、どうすればいいか？ 何年かかるか？
などです。この分析する癖が、デイサービスを運営する上で非常に役に立っていることを説明します。
デイサービスの分析とは、できてないところ、見直さないといけないところの把握をすることです。
私は2年に渡り、赤字を垂れ流しているデイサービスを秒速で黒字経営にしてきました。
赤字のデイサービスでは、表面的な分析（収支をつけるなど）はされていましたが、あまり意味のない分析になっていました。
収支は付けておられ、「売上が先月より上がった。下がった。」は解りますが、何故下がったのか？何故上がったのかの分析されていなかった。
ただ、利用者様の休み回数が増えたから上がった、利用者様が入院になったから下がったなど、表面上しか見ていません。
だから、管理者は「減った分、新規獲得を頑張ろう」としか言いません。
これを1年間、毎月繰り返し。売上が上がったり、下がったりの繰り返し。もちろん、売上も安定しませんし、少しずつ下降していました。
では、どのような事を分析すれば良いか？をご説明していきます。
分析する１０項目
私は、気になったところは全て分析しますが、最低限「ここだけは、分析しよう！」という１０項目の説明していきます。
1.売上
2.登録率
3.利用率
4.休みの理由
5.介護率、支援率
6.経費
7.要介護者の算定時間
8.平均介護度
9.紹介に対しての成約率
10.1人単価
問題点の抽出のポイントと分析結果
1，売上
当たり前と言えば当たり前かも知れませんが、売上の上がり、下がりは必ず分析した方がいいです。
売上が上がったり、下がったりした時の「何故？」が生まれる最初のところだからです。
▶︎分析結果により、下がっているか？上がっているか？を見ます。
ただ単に営業している日数の多い・少ないでの売上の上がり下がりであれば、特に問題点はありませんが、日数に関係なく上がり、下がりがあるのであれば、問題があります。
その場合は、何に対して下がっているかを見ます。
ここがないと分析が必要なところが見えてきませんので、必ずする必要があります。
2，登録率
デイサービスは、定員があり、売上の上限があります。各曜日の登録が定員に届いていないのであれば、新規獲得の動きをする必要性があります。
▶︎登録率が下がっているのであれば、下がっている原因を探っていきます。
・入院による、減少なのか？
・利用中止による減少なのか？
を見ていきます。
どちらにしても、登録率が低いのであれば、新規獲得をする為に営業をしていく必要があります。
※営業の仕方に関しては、別の記事で書いていますので、ぜひ参考にして下さい
3，利用率
登録に対して、何名の利用者様が実際に来て頂けているかです。
1日の登録が18名あっても利用が10名であれば、1日の売上は10名になります。
ここで、問題点が明らかになります。
▶︎利用率が下がっている場合は、次に説明する休みの理由を見ていきます。
利用率が低ければ色々な改善方法があります。次の休み理由に改善方法を説明していきます。
4，休みの理由
休みの理由を知らないと本当の問題点が明確になりません。
休みの理由は下記になります。
・私用休み
▶︎旅行や、法事、利用者様の私的な用事
・体調不良休み
▶︎風邪や、身体のだるさなど、体調の不良
・通院休み
▶︎歯医者、医者の通院
・ショートステイ休み
▶︎家族様の負担軽減の為のショートステイ
・入院休み
▶︎短期の入院、長期の入院があります。
・静養休み
▶︎骨折や体調不良により長期の休み
休みの理由で、様々な事が見えてきます。
①私用休みが多くなっている
＝サービスの質が下がっているか、サービスに飽きてきている可能性があります。
この場合の改善点としては、接客・接遇を見直す。
イベント等を打ち込む
※イベント案、接客接遇を改善する方法は、別の記事に書いているのでぜひ参考にして見て下さい。
②体調不良休みが多い
＝本当の体調不良かを見極める必要があります。
利用者様は基本ご高齢です。高齢の方は、常に体調不良を抱えておられます。
朝起きた時にしんどい・・・と思う事は良くある事です。
しかし、デイサービスを楽しみにしている。デイサービスに行きたいと思っていれ ば、しんどくても来られるはずです。体調不良が続いているのであれば何か原因を抱えている可能性もありますので、訪問して聞き出すというのも1つの手です。
③通院休みが多い
＝これはある程度仕方のない所になります。
あまりに多いようであれば、ケアマネさんに相談をする等して利用日を変更してもらう対応していきます。
④ショートステイの休みが多い
＝この休みも仕方のない部分はありますが、本来月に10回来る予定が、3回程度とかであればケアマネさんの都合のいいように使われています。真摯に対応しないといけません。デイサービスは定員があり、休みになる事で売上ががくっと落ちてしまいます。待っている人等がいればその方を先に入れるなどの対応が必要になります。
⑤入院が多い
＝入院された場合は短期の入院か？長期の入院かで対応していきましょう。
私は約1ヶ月は登録として残しておきますが、1ヶ月を超える場合は登録を一旦外させて貰うようにお願いしています。
⑥利用中止が多い
＝利用中止になった経緯を調べます。
施設に入所などであれば仕方ありませんが、サービスの質が悪い為の中止であれば、そこを改善していきます。
5.介護率・支援率
どれだけの支援の方がいるか？
流行らないデイサービスでは、支援１の方を週に２回以上受け入れしていて、ほぼボランティアになっていました。
▶︎支援率が高いようであれば、今後の受け入れ体制を考えていきます。
定員にもよりますが、私は基本介護8：支援2の割合で運営を考えています。
支援の方が増えるとどうしても、1人単価が下がり、運営していく事が難しくなります。
ただ、支援の方は今後、介護に変わる可能性のある方なので全体の２割程は受け入れさせて頂いてます。
6.経費
毎月かかっている経費をしっかり算出することが重要です。
▶︎この経費にかかる部分で1番知っておきたいのが各々の経費のパーセンテージ。
いくら売上が良くても、経費の割合が高ければ、結局残る利益は少なくなるからです。
特に介護事業で1番経費がかかる人件費に関しては、売上の40%前後になるように運営していかなければ、報酬単価は下がる可能性があるので、厳しい状況が増えていくでしょう。
7.要介護の算定時間
▶︎ここに関しては、いくら利用率が良くても、7-8の事業所で、3-4の方が大半であれば、当然マイナスに転じていきます。
自施設のサービス提供時間をしっかり認識し、サービス提供時間に応じた提供時間で受け入れれる様にしていきます。
8.平均介護度
介護度は高い程、単価が高くなります。
▶︎施設のコンセプトも含めて分析する必要があります。売上に直結する所なので、把握しておきましょう。
9.紹介に対しての成約率
ケアマネさんからの紹介がどれだけ体験に繋げれているか、どれだけ契約に繋げれているかです。
紹介をいくら貰っても、契約にならなければ全く意味はありません。
▶︎ケアマネさんから紹介は貰えるけど、体験に繋がらない。契約に繋がらないことが、何故なのか？を分析していきます。
紹介の話しは来るけど体験に繋がらないのであれば、そもそもケアマネさんが、施設の特徴、コンセプトを勘違いしている可能性があります。
再度しっかり、ケアマネに伝えていきましょう。
体験からの契約率が悪いという場合は、体験までのアプローチの仕方が悪い。もしくは、体験時のサービス対応が悪い可能性が高いです。※体験時のサービス対応をよくする方法は別の記事にあげていますので参考にしてみて下さい。
10.平均1人単価
▶︎平均1人単価を知ればある程度の予測も立てれますし、今まで分析してきた、平均介護度や、算定時間などを見直せばあげていく事が容易になります。
1人単価は必ず知っていて下さい。
以上、10項目が分析をした方がいい項目でした。分析すると問題点や改善しないといけないポイントが見えてきます。
ぜひ、自分の施設の現状を把握するためにも分析してください。
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